E-Mail-Archivierung

Die Korrespondenz über E-Mail nimmt immer mehr zu. Gleichzeitig steigen die Anforderungen des Gesetzgebers an die Aufbewahrung und den sicheren Umgang mit elektronischem Schriftverkehr.

E-Mails gehören zu einer der geschäftskritischsten Kommunikationsarten, deren reibungsloses Funktionieren für viele Unternehmen heute unabdingbar geworden ist. Bei der Verwaltung und langfristiger Archivierung geschäftlicher E-Mails sind zahlreiche Richtlinien, Gesetze und Vorschriften zu beachten.

Nicht zuletzt sind die Informationen und Absprachen, die im Mailverkehr ausgetauscht werden, wichtig für die innerbetrieblichen Prozesse. Dies stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen, denn werden die Vorgaben nicht eingehalten und gehen wichtige Geschäfts-Mails verloren, kann dies unangenehme Folgen haben. Diese Situation ist natürlich nicht aussichtslos.

Lösungsmöglichkeiten

OPUS.dms bietet gleich zwei Lösungen für eine sichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung. Beide Möglichkeiten sind miteinander kombinierbar.

Benutzergesteuerte clientseitige E-Mail-Archivierung

Mit der Client-Lösung werden eingehende E-Mails wie gewohnt an den Empfänger zugestellt. Der Anwender hat die Möglichkeit per Mausklick eine E-Mail im Archiv abzulegen – „Archivieren am Postkorb“. Damit kann er diese einem Geschäftsvorgang zuordnen. Die Zuordnung erfolgt durch die Vergabe von Schlagwörtern in einer Eingabemaske z.B. Kunden- oder Projektnummer. Die E-Mails werden daraufhin den entsprechenden Akten im Archiv zugeordnet.
Für die Suche im Archiv werden automatisch Texte der E-Mail, die Absender- und Empfänger-Adressen, das Datum sowie der Betreff der E-Mail abgestellt.

Nach diesen Kriterien kann man später Suchen. Rechtliche Anforderungen im Hinblick auf die E-Mailkommunikation werden erfüllt.

Automatisierte serverseitige E-Mail-Archivierung (für Microsoft Exchange)

Bei der Server-Lösung werden eingehende E-Mails noch vor der Zustellung an den Empfänger am Server regelbasiert archiviert. Die E-Mail-Archivierung wird zentral über den Administrator gesteuert. Dieser definiert Profile, die den einzelnen Postfächern zugeordnet werden. Innerhalb der Profile wird festgelegt:

  • Zeitpunkt der Archivierung
  • Welche Ordner im Postfach einbezogen werden
  • Sollen E-Mails vom Microsoft Exchange Server gelöscht werden und über das Archiv zur Verfügung stehen

Für die Suche im Archiv werden automatisch Texte der E-Mail, die Absender- und Empfänger-Adressen, das Datum sowie der Betreff der E-Mail bereit gestellt. Der Anwender selbst hat in der Nutzung seines Postfaches keine Einschränkung und stellt keinen Unterschied fest.

Vorteile der E-Mail-Archivierung
  • Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
  • Flexible Archivierungslösungen
  • Automatismen zur regelbasierten Archivierung
  • Zuordnung zu Geschäftsvorfällen
  • Automatischer Abgriff der Suchkriterien
  • Schutz vor E-Mail-Datenverlust
  • Entlastung des E-Mailservers
  • Archiv ist kostengünstiger als Speichern der E-Mails 
  • Zugriff aus dem Mailclient auf archivierte E-Mails
  • Erweiterte Suchfunktionalität
  • Schnelle Restore-Zeiten
  • Zentrale Administrationsoberfläche
  • Keine vollen Postfächer
  • Revisionssichere Ablage
  • Absicherung bei Rechtsstreitigkeiten
  • Rechtliche Anforderungen im Hinblick auf die E-Mail-Kommunikation werden erfüllt