Automatische Belegauslesung

Ein großer Anteil von Schriftverkehr wird im Geschäftsalltag in der Regel mit nur wenigen strategischen Geschäftspartnern ausgetauscht. So tauchen täglich wiederkehrende Schriftstücke auf, die in verschiedenster Weise weiterverarbeitet werden müssen. Mit OPUS.dms werden diese Dokumente automatisch ausgelesen, archiviert und Ihre Daten für andere Anwendungen zur Verfügung gestellt.

Über feste Layouts können die Positionen auf dem Formular definiert werden, die die gesuchten Daten enthalten. Mit relativen Suchbegriffen dagegen können Daten auf einem Beleg gefunden werden, die zwar inhaltlich immer einem ähnlichen Schema entsprechen, sich aber an unterschiedlichen Positionen befinden können. So können Sie auch Massengut effizient und zielführend verarbeiten:

Neben den integrierten Indizierungsverfahren ist es zusätzlich möglich, den Prozess durch intelligente Zeichenerkennung (ICR/OCR) zusätzlich zu optimieren. So kann z.B. durch den Einsatz von OCR (optical character recognition) ein Suchbegriff an vordefinierten Stellen im gescannten Dokument ermittelt und in ein maschinenlesbares Format umgewandelt werden. Speziell bei gleichartigen Belegen und für die manuelle und sich wiederholende Ablage- und Archivierungstätigkeit kann die Indizierung somit weiter automatisiert werden.

Dokumentenklassen
  • Strukturierte Dokumente
    Strukturierte Dokumente sind solche Dokumente, die sowohl in Bezug auf ihren Inhalt als auch auf ihr Layout homogen sind, z. B. Überweisungsträger, Spielberichte oder Antragsformulare eines bestimmten Anbieters. Diese werden sowohl maschinell erzeugt als auch teilweise handschriftlich ausgefüllt und in Papier an den Empfänger weitergeleitet. Über fixe Templates werden für das Scannen die Felder definiert, in denen relevante Informationen ausgelesen werden sollen.
  • Semi-Strukturierte Dokumente
    Bei semi-strukturierten Dokumenten handelt es sich um Dokumente mit homogenem Inhalt aber heterogenem Layout, z. B. Eingangsrechnungen. Zwar enthalten alle Dokumente bestimmte relevante Informationen, z. B. den Endbetrag, aber an unterschiedlicher Stelle. 
    Hier wird in Form von Abhängigkeiten definiert, an welcher Stelle relevante Informationen ausgelesen werden sollen. 
  • Unstrukturierte Dokumente
    Unstrukturierte Dokumente sind Dokumente, die sowohl in Bezug auf ihren Inhalt als auch auf ihr Layout heterogen sind, z. B. allgemeiner Schriftverkehr.