Druckweiche

Die Druckweiche ist ein virtueller Drucker zum Übertragen von Dokumenten aus verschiedenen Anwendungen in das OPUS.dms. Dies geschieht ohne das Zutun der Anwender. Informationen im Druckstrom können zur automatischen Verschlagwortung herangezogen werden.

Die Darstellung im OPUS.dms ist durch das Hinterlegen von Formularen und Briefbögen originalgetreu. Ausgangsbelege werden somit vollständig, zuverlässig und effizient archiviert. Das Dokument kann anschließend optional an einen physikalischen Drucker weitergeleitet und ausgedruckt werden. Die entsprechende Anwendung muss dazu nicht modifiziert werden.

Ein Beispiel:

Selbst erstellte kaufmännische Dokumente (Ausgangsbelege) aus CRM oder ERP-Systemen,
z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen etc. werden beim Druck automatisch archiviert - inkl. aller Schlagworte für die Suche. Zeitraubendes Kopieren, verteilen und weiterleiten von Duplikaten dieser Dokumente gehört damit der Vergangenheit an.

Jeder Beleg steht jedem Berechtigten an jedem Ort sofort zur Verfügung. Direkt aus Ihrer ERP-Software können Sie - je nach Benutzerberechtigung - auf archivierte Belege, z. B. zu dem gerade aufgerufenen Kunden oder Projekt zurückgreifen. So haben Sie immer alle Dokumente zentral, zeitnah zugriffsbereit und Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter in Ihrer gewohnten Anwendungsoberfläche.

Vorteile der Druckweiche
  • Per Mausklick können Dateien direkt in das DMS archiviert, später dort recherchiert und erneut bearbeitet und dem Workflow zugewiesen werden.
  • Automatischer Abgriff der Druckausgabe - ERP-Daten während Druck ins Archiv
  • Automatische Zuordnung der Dokumente zu Dokumententypen (z. B. „Ausgangsrechnung“).
  • Abgriff von Daten zur Verschlagwortung, danach Aufruf von archivierten Belegen direkt aus der Fremd-Software.
  • Originalgetreue Wiedergabe der archivierten Dokumente durch flexibles Hinterlegen von Briefvorlage
  • Automatische Versionierung, z. B. von unterschriebenen Lieferscheinen oder Arbeitsberichten.
  • Sofortiger Überblick über alle Dokumente zu einem Vorgang in Ihrer ERP-Software.