Scan Modul
Mit diesem Modul erfassen und archivieren Sie Dokumente mit nur einem Mausklick von Arbeitsplatz- und Netzwerkscannern und aus verschiedenen Software-Anwendungen heraus.
Das Scan Modul überführt ursprünglich Papier gebundene Belege als digitale Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es liest Barcodes (BCR) und Texte (OCR) aus gescannten Dokumenten aus und übernimmt diese in das DMS zur Verschlagwortung mittels Metatags. So können Dokumente automatisch klassifiziert und zugeordnet werden.
Sie legen einen Stapel Papier in den Einzug eines Multifunktions-Gerätes (MFP), wählen die Scan- Funktion und scannen direkt ins Archiv. Beim Scannen werden Dokumente automatisch ausgelesen, zugeordnet und archiviert: „Eingangsrechnung“ wird erkannt, der Finanzbuchhaltung zugeordnet und bei Lieferant xy archiviert.
Die Texterkennungsqualität bei eingescannten Papierdokumenten ist durch die optische Texterkennung (automatische Belegauslesung) so exakt geworden, dass ein händisches Nachpflegen der erkannten Suchbegriffe nicht mehr erforderlich ist.
- Automatische Weißseitenerkennung, Schräglagenkorrektur, Seitentrennung nach Dokumenten beim Scan.
- Volltexterkennung der gescannten Dokumente für die Suche in DMS nach unstrukturierten Begriffen, z. B. Seriennummern, Artikelbezeichnungen etc.
- Automatische Zuordnung der Dokumente zu Dokumententypen (z. B. „Eingangsrechnung“).
- Automatische Zuordnung von Schlagworten zum Dokument aus anderen Software-Anwendungen, z. B. der Finanzbuchhaltung.