Qualitätssicherung

In vielen Branchen und Unternehmensbereichen sind Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit die wichtigsten Bereiche eines Dokumenten-Management-Systems. Freigabeprozesse von Dokumenten, Fristen für deren Bearbeitung und die Auswertung von lücken- oder fehlerhaften Bearbeitungsschritten sind dabei selbstverständlich.

Qualitätsmanagement spiegelt sich in vielen Aspekten wider. Mit der Workflow-Funktionalität in OPUS.dms können Abläufe transparent abgebildet und kontrolliert werden. Automatische Stati für Versionen im Lebenszyklus eines Dokuments geben jederzeit einen Überblick über noch fehlende oder nicht rechtzeitig bearbeitete Belege. Über Barcodes kann effizient die Zuordnung von Warenein- und -ausgängen erfolgen und damit eine Chargenrückverfolgung gewährleistet werden. Die Anwendungsbereiche mit OPUS.dms sind vielseitig.

Beispiel Automatisierte Gelangensbestätigung

Mit der Gelangensbestätigung soll sichergestellt werden, dass steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, von Unternehmen im Geltungsbereich des deutschen Umsatzsteuergesetzes, im EU-Ausland tatsächlich angekommen sind.

Diesen dokumentenintensiven Prozess erleichtert OPUS.dms.

Bereits bei Erstellung einer Rechnung im ERP-System wird festgelegt, ob eine Gelangensbestätigung erforderlich ist. Mit der Archivierung der Rechnung in OPUS.dms startet die automatische Verarbeitung. OPUS.dms ermittelt selbstständig die Waren- und Abnehmerinformationen vom ERP-System und erzeugt eine E-Mail an den Empfänger, die alle erforderlichen Angaben enthält – inklusive einer vorformulierten Empfangsbestätigung.

Der Empfänger der Ware muss dann nur noch auf „Antworten“ klicken, um die Gelangensbestätigung zurück­zusenden. Eine Unterschrift ist bei der elektronischen Übermittlung nicht erforderlich! OPUS.dms nimmt die Antwort-E-Mail in Empfang, analysiert den E-Mail-Inhalt zur Ermittlung des Ergebnisses und archiviert sie revisionssicher.

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