Opus.dms - Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten

Das MORGENSTERN Dokumentenmanagement OPUS.dms archiviert und erfasst digitale und papiergebundene Dokumente automatisch und macht sie unternehmensweit zugänglich. Langwierige Arbeitsprozesse werden so deutlich verringert. 

Nach dem Erfassen (z.B. Scannen von Papierdokumenten) werden die digitalen Dokumente indiziert und kategorisiert. Durch die Verschlagwortung mittels Metatags entsteht so ein digitales Archiv, in das auch eingescannte, gedruckte oder im ERP erstellte Dokumente integriert werden können.
Dokumentenmanagement beinhaltet den kompletten Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Ablage. Zwischen diesen Etappen liegen Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen (der sogenannte Workflow). Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ist eine hervorragende Möglichkeit, um Kosten unter Kontrolle zu halten und die Effizienz zu verbessern.
Kurz gesagt: OPUS.dms ist eine Lösung, die Ihnen eine Menge Zeit, Geld, Lauferei und Sucharbeit sparen kann!

Wir hören Ihnen und Ihren Mitarbeitern zu.

Das MORGENSTERN OPUS.dms ist so erfolgreich, weil wir uns zu aller erst ein genaues Bild der Unternehmensziele und Dokumenten-Umgebung bei unseren Kunden verschaffen. Bei unserer DMS-Lösung liegt der Schwerpunkt in der ausführlichen Analyse der Dokumentenprozesse und der Abstimmung mit den Fachbereichen. Unsere Lösung OPUS.dms wird Ihren Prozessen individuell angepasst. Wir passen unsere Software an Sie an – nicht umgekehrt! Dabei haben wir unendliche Möglichkeiten, da wir verschiedene Druck- und Dokumentenmanagement Software-Lösungen herstellerunabhängig und intelligent abstimmen können. Dieser Mix macht den Erfolg des OPUS-Konzepts der MORGENSTERN-Gruppe aus.

Vorteile von OPUS.dms
  • Steigerung der Effizienz und Produktivität:
    Tauschen Sie Ihr papierbasiertes Ablagesystem gegen eine digitale Lösung aus und alle Mitarbeiter erhalten optimalen Zugriff auf Geschäftsdokumente. Zusätzlich ist durch Workflows ein schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Statt Dokumente zu suchen, haben Mitarbeiter Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, die den Unternehmenserfolg steigern. Das verbessert die Mitarbeitermotivation.
  • Geringere Kosten für die Dokumentenablage:
    Das Erstellen und Aufbewahren von Dokumenten ist teuer. Aktenschränke brauchen Platz und kosten Geld; für die Dokumentenablage ist oft ein zusätzlicher Mitarbeiter erforderlich. Der Umstieg auf ein elektronisches Dokumentenmanagement-System bietet hohe Einsparungen bei der Dokumentenablage an sich und gleichzeitig sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke, Versand und Personal.
  • Höhere Datensicherheit und Compliance:
    Ein Dokumentenmanagement System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Und es ermöglicht Ihnen, behördliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen und alle rechtlichen Anforderungen einzuhalten.
Ablauf eines OPUS.dms Projekts
  • Vorstellung:
    Möglichkeiten, Vorgehen, Vorteile. Wir besprechen mit Ihnen, in welcher Abteilung, bei welchen Dokumentenarten und welchen Vorgängen das größte Verbesserungspotenzial besteht.
  • IST-Analyse:
    Das vorhandene Ablagesystem, Betriebsabläufe, Dokumententypen und Papierarchive sowie die im Haus eingesetzte Software werden analysiert. Hierbei stellen wir Fragen an Ihre Mitarbeiter.
  • SOLL-Konzept und Angebot: 
    Anhand der Vorschläge und Vorstellungen der beteiligten Abteilungen wird ein Anforderungskatalog erarbeitet. Wir führen Ihnen OPUS.dms mit den Funktionen vor, die wir als relevant ermittelt haben. Mit Ihren künftigen Anwendern und Entscheidungsträgern ermitteln wir den genauen Nutzen für Ihr Unternehmen. Projekt-Umsetzung: Die Hard- und Software wird installiert und konfiguriert, die Schnittstellen und der Workflow werden eingerichtet. Mehrere Probeläufe sichern die Funktionalität. Nach der guten Vorarbeit kann Ihre OPUS.dms-Lösung nach zwei bis fünf Tagen Installation, Konfiguration und Schulung live gehen.
  • Schulungen:
    Die Motivation und Einbeziehung der Mitarbeiter ist bei einem OPUS.dms-Projekt von entscheidender Bedeutung für dessen Erfolg. Daher werden alle beteiligten Mitarbeiter funktionsbezogen geschult und so praxisnah mit der Handhabung des bedienerfreundlichen Systems vertraut gemacht.
  • Projektdokumentation:
    Die Projektdokumentation ist eines der wichtigsten Hilfsmittel, um einen reibungslosen Projektablauf zu garantieren. Wesentlicher Bestandteil der Dokumentation ist eine Verfahrensdokumentation. Grundsätzlich ist zu beachten, dass jeder Mitarbeiter, der im DMS--Betrieb nichtmehr zur Verfügung steht, seine Tätigkeiten während der Einführung genau dokumentiert. Einzelne Arbeitsabläufe, Aufgaben, Archivaufbau und die Schnittstellen werden genau definiert. Die notwendigen technischen Ausstattungen des Archiv-Servers und der einzelnen Arbeitsplätze werden genau beschrieben. Für die spätere Anwendungsbetreuung sind genaue Informationen über die Schnittstellen zu anderen Systemen erforderlich. Zur Dokumentation gehören auch Arbeitsanweisungen, die an den Arbeitsplätzen vorliegen müssen und deren Einhaltung zu prüfen ist.