Die intelligente Suche

OPUS.dms findet gesuchte Dokumente mit nur einem Klick. Alle zugehörigen Dokumente, wie Lieferscheine, Rechnungen oder Bestellungen werden automatisch mit angeführt. So erhalten Sie in Sekundenbruchteilen einen umfassenden Überblick. Die intelligente Suchfunktionen in OPUS.dms ermöglichen Ihnen ein effizientes Arbeiten. 

Der Aufruf von Dokumenten erfolgt in einem Bruchteil der Zeit, die Sie früher für die Dokumentensuche aufwenden mussten. Über Schnittstellen kann aus ERP-, CRM, FIBU-Systemen oder Branchenlösungen auch direkt auf die elektronisch archivierten Dokumente zugegriffen werden.
Datenbanken sind heutzutage dank schneller Server in der Lage mehrere Millionen Dokumente blitzschnell zu durchsuchen. Zudem ist die Texterkennungsqualität bei eingescannten Papierdokumenten durch die optische Texterkennung (OCR) so exakt geworden, dass ein händisches Nachpflegen der erkannten Suchbegriffe nicht mehr erforderlich ist.
Dabei sind Suchbegriffe und Auswertungen sehr flexibel: die Dokument- und Schlagwortstruktur wird individuell nach Ihren Erfordernissen eingerichtet. Jeder Nutzer hat von seinem Arbeitsplatz aus die Möglichkeit, sämtliche für ihn freigegebenen Dokumente einzusehen.

Finden Sie die Nadel im Heuhaufen - statt lange zu suchen.

Mit OPUS.dms finden Sie Dokumente einfach und gezielt.

Zeige mir das (alle) Dokument(e) 

  • mit der Rechnungsnummer xy 
  • die vom Typ Rechnung sind mit Rechnungsdatum im März 2014 
  • zu einer bestimmten Vorgangsnummer 
  • zu einem KFZ-Kennzeichen 
  • zu einem bestimmten Lieferanten von März bis April 2010
Suche über markierten Datensatz und Tastenkombination

Starten Sie aus der Anwendung, in der Sie gerade arbeiten, die Suche, indem Sie per Mausklick einen Datensatz markieren und eine Tastenkombination drücken. Lassen Sie sich so sämtliche Dokumente zu einem Auftrag, einem Vorgang, einem Kunden, einem Lieferanten, einem Interessenten, einem Artikel/Bauteil oder einer Buchung in OPUS.dms anzeigen. Und das alles ohne, dass Sie die Software, in der Sie gerade arbeiten, verlassen müssen.
Über unsere Schnittstellen können Sie Ihre CRM-, ERP-, FIBU- oder Branchenlösung mit minimalem Aufwand an OPUS.dms anbinden. Aus diesen Anwendungen können Sie über eine Tastenkombination direkt auf zugehörige Dokumente im Archiv zugreifen: Datenfeld markieren - Tastenkombination drücken – Alle Dokumente im Archiv mit dem markierten Inhalt werden angezeigt. Eine gezielte Suche über Indizes, z. B. Rechnungsnummer, Lieferantenname, Datum, etc. ist somit schnell und unkompliziert möglich.

Beispiele:

  • In einem Formular markieren Sie mit der linken Maustaste die Bestellnummer und drücken „Strg+F1“. Ihr Bildschirm zeigt sofort alle Belege zu dieser Bestellung an. 
  • Markieren Sie in einer E-Mail eine Rechnungsnummer – drücken Sie die Taste „Strg+F1“ und schon erscheint die Rechnung aus dem Archiv auf Ihrem Bildschirm.
Volltextsuche wie im Internet

Neben den anderen Suchmethoden bietet OPUS.dms auch die Volltextsuche nach Stichworten über alle oder ausgewählte Dokumentarten, z. B. nach Artikelbezeichnungen, Seriennummern, etc. an.

Diese Suchmethode ist besonders intuitiv, da Dokumente nach beliebigen, im Text des Dokuments vorkommenden Begriffen gefunden werden können. Üblicherweise beinhaltet die Volltextsuche auch sämtliche sonstige erfasste Information eines Dokuments. Der Anwender braucht also gar nicht zu überlegen, wo bzw. in welches Feld er welche Suchinformation eingibt. Im Zweifel braucht er sogar noch nicht einmal den Ablageort des Dokuments zu kennen. Er benutzt nur ein einziges Suchfeld, ähnlich wie bei einer Internetsuche.

Liefert eine Suche einmal zu viele Treffer, so kann durch hinzufügen von weiteren Suchbegriffen die Trefferanzahl reduziert werden. Alternativ grenzt der Anwender zusätzlich den Zeitbereich ein oder gibt sonstige Metainformationen an. Volltextsuche und sonstige Metadaten lassen sich beliebig miteinander kombinieren. Für andere Fälle, wie z.B. die Suche nach 4-stelligen Nummern, bietet OPUS.dms zusätzlich frei konfigurierbare Indexfelder zur Verschlagwortung an, die über die intelligente Suchmaske zu finden sind.

Beispiel:

In die Suchmaske das Stichwort „Betriebsfeier“ eingeben und Sie erhalten eine übersichtliche Auflistung aller Dokumente, die mit dem Stichwort „Betriebsfeier“ zusammenhängen: Rechnungen, Werbekostenzuschüsse, Fotos, Einladungen, Reden, etc.

Suche über intelligenten Suchassistent eingrenzen

Mit der integrierten Volltextsuche über die Metadaten/Schlagworte sind die gesuchten Dokumente in Sekundenschnelle aufgerufen. Mithilfe des Suchassistenten kann die Suche erweitert oder auch eingegrenzt werden.
Die intelligente Suchmaske bietet viele Suchoptionen und Eingabemöglichkeiten: z.B. die Suche mit Operatoren, z. B. „größer“, „kleiner“, „von bis“, die Suche nach Dateiname, Verfasser, Thema und Zeitraum.

Der Suchassistent wird nach dem Systemstart als unauffälliges Icon /als App in der Task-Leiste auf Ihrem Bildschirm dargestellt und kann aus jeder Anwendung heraus für eine Suchanfrage angeklickt oder mittels der entsprechenden Tastenkombination aufgerufen werden.

Die Konfiguration aller „Suchassistenten” wird zentral mittels einer intuitiven Konfigurationsoberfläche vorgenommen. Alle Suchassistenten können auf Benutzerebene beschränkt werden, um die Suche in nicht autorisierten Anwendungen zu verhindern.