Workflows

OPUS.dms kann mehr als nur die reine Archivierung: Es unterstützt Sie bei Ihren Arbeitsabläufen und steigert die Effizienz Ihrer alltäglichen geschäftlichen Prozesse.

In den verschiedenen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens werden Informationen sowohl in schriftlicher als auch in elektronischer Form erstellt, kopiert, weiterverteilt und gesammelt. Nicht alle Informationen, wie z. B. die tägliche Werbung in der Eingangspost, stellen relevante Inhalte für das Unternehmen dar. Andere Informationen, wie z. B. eine Personalakte, sind geschäftskritisch und bedürfen einer genauen Sichtung und einer sicheren Aufbewahrung.

Mit den Workflow-Lösungen von OPUS.dms können Sie Ihre Geschäftsprozesse weiter vereinfachen und beschleunigen. Sie entlasten die Sachbearbeiter, indem sie viele aufwändige Routinearbeiten übernehmen. Gesetzliche Vorgaben, die zu beachten sind, werden direkt in den Arbeitsablauf integriert.

Alle Arbeiten, die auf Dokumenten beruhen, werden in einem Workflow abgebildet.

OPUS.dms bildet Ihre Arbeitsabläufe in Form von elektronischen Workflows ab, die vordefinierte Aufgaben regelbasiert an Mitarbeiter weiterleiten, diese mit Fristen versehen und überwachen. Anhand eines digitalen Ablaufplans werden Regeln für das Bearbeiten häufig vorkommender Dokumente, etwa Eingangsrechnungen, festgelegt. Mitarbeiter können fristgerecht reagieren; bei Urlaub oder Krankheit geht eine Aufgabe automatisch an den Vertreter. Aufgabenlisten, Fristen und E-Mail-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Verzögerung eintritt. So können Sie bares Geld einsparen - z. B. werden Sie dank OPUS.dms die Skontofristen von Eingangsrechnungen immer einhalten.

Der gesamte Durchlauf, die Benutzer, deren Bearbeitungsvermerke sowie die Zeiten der Bearbeitung werden mit dem Dokument untrennbar abgespeichert, sodass auch nach Jahren noch der gesamte Dokumentenprozess nachvollzogen werden kann. OPUS.dms wird damit zu einem wichtigen Werkzeug für die Qualitätssicherung.

Fortschrittliche Workflow-Management-Funktionen automatisieren Verarbeitungsschritte, vereinfachen Aufgaben und ermöglichen die Echtzeitüberwachung zur Optimierung aller dokumentbasierten Geschäftsabläufe.

Geschäftliche Abläufe werden einfacher, genauer und flexibler. Annähernd jeder Prozess lässt sich durch das Workflow-Management erfassen und verbessern: Rechnungsverarbeitung und -genehmigung, Anwerbung und Einstellung, Spesenabrechnung, Überwachung der Einhaltung gesetzlicher oder firmeninterner Regelungen.

Vorteile des OPUS.dms-Workflows.
  • Prozessoptimierung.
  • Durchgängige Arbeitsabläufe für mehr Produktivität und eine gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit.
  • Beschleunigte Geschäftsprozesse für schnellere Reaktionszeiten und besseren Kundenservice.
  • Schnellere Rechnungslegung - höhere Liquidität.
  • Motivierte Mitarbeiter durch eine Vereinfachung der Arbeitsabläufe.
  • Sehr große Bedienfreundlichkeit durch eine sehr einfache Steuerung der Arbeitsabläufe über Stempel.
  • Höhere Datenqualität durch geringere Fehlerquellen und den Wegfall von Medienbrüchen.
  • Mehr Rechtssicherheit durch die Nachvollziehbarkeit der Prozesse über Jahre hinweg.
  • Transparente Workflows mit Kontrolle des Prozessflusses durch das Auflösen von Prozessblockaden.
  • Fristgerechte Bearbeitung durch Vorgesetzte- und Vertreterregelungen
  • Sofortige Verfügbarkeit der Dokumente für alle Berechtigten, auch wenn sich diese noch in der Bearbeitung befinden.
  • Verbessertes Prozesscontrolling und Qualitätssicherung.

Workflow-Beispiele

Beispiel Eingangsrechnungs-Workflow

Mit dem Eingangsrechnungsworkflow steht Ihnen eine Komplettlösung zur durchgängigen Automatisierung Ihrer Eingangsbelegverarbeitung zur Verfügung.

Das Einsparungspotenzial einer digitalen Rechnungsverarbeitung ist enorm: erfassen, verteilen, prüfen und verbuchen eingehender Rechnungen ist mit hohem Personalaufwand verbunden. Dabei spielen Stellvertreterregelungen und Fristenmanagement eine wichtige Rolle. So können mit diesem Workflow beispielsweise Zahlungsfristen eingehalten, Mahngebühren verhindert und Skonti konsequent eingezogen werden.

Beispiel Lieferscheinerfassung

Sie können Ihre Lieferscheine nach dem Scannen in einen Workflow transportieren – z.B. um Abgleiche zwischen Bestellung und Lieferung durchzuführen, Personen in den Informationsfluss über das gelieferte Material einzubinden oder um vor einer Wareneingangsbuchung z.B. Qualitäts- und Prüfprozesse an der gelieferten Ware durchzuführen.

Bei Warenein- und -ausgang eingescannte Lieferscheine werden automatisch in den Workflow weitergeleitet. Hierdurch verkürzen sich Lauf- und Bearbeitungszeiten erheblich. Zudem erfolgt die Datenübernahme fehlerfrei. Das vergrößert die Produktivität Ihres Unternehmens wesentlich. Noch schneller geht die Erfassung der eigenen Lieferscheine mit dem MORGENSTERN Digitalisierungsstift.

Beispiel Genehmigungsworkflow für Angebote

Diesen Workflowprozess können Sie zur Freigabe eines Angebots verwenden. Er kommt zum Einsatz, nachdem der Vertriebsmitarbeiter ein Angebot für einen Kunden erstellt hat und dieses von seinem vorgesetzten Vertriebsleiter genehmigen lassen muss. Der Genehmigende kann über den Workflowprozess jedes Angebot prüfen, Kommentare hinzufügen, Kalkulationen ändern und dieses genehmigen oder ablehnen. Alle Schritte werden in OPUS.dms dokumentiert.

Genehmigungsworkflows sind für die Bearbeitung von unterschiedlichsten Anträgen möglich (z.B. Investitionsantrag, Urlaubsantrag, Angebotsfreigabe, u.v.m.).

Beispiel Urlaubsantrag, Personalressourcen- und Dienstreiseworkflows

Die reibungslose Urlaubsgenehmigung hebt die Mitarbeiterzufriedenheit ungemein. Der Mitarbeiter füllt das Formular Urlaubsantrag aus. Es wird zum Manager gesendet, der den Antrag genehmigt oder ablehnt. Im Falle der Genehmigung wird der Antrag in der Personalakte des Mitarbeiters archiviert und der Mitarbeiter wird darüber informiert.

Der digitale Urlaubsgenehmigungsworkflow beschleunigt den Entscheidungsprozess, schafft höhere Transparenz und Sicherheit. Kombiniert mit Krankmeldung, Personalressourcenmanagement und Dienstreisen ist dieser Workflow geeignet zur Optimierung dieser dokumentbasierten Geschäftsabläufe.

Beispiel Bestellworkflow

Bestellungen unterliegen häufig umfangreichen Genehmigungsverfahren und Materialbeschaffungen können mitunter ziemlich langwierig sein. Bis allen, an diesem Prozess beteiligten Personen die relevanten Unterlagen vorliegen und Freigaben erteilt wurden, werden oft enorme Personalressourcen und Zeit investiert. Ohne die Steuerung durch ein Workflowmanagementsystem sind umfangreiche Freigabeprozesse heutzutage nicht mehr effizient realisierbar.

MORGENSTERNS OPUS.dms liefert einen durchgängig automatisierten Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung. Das garantiert hohe Transparenz. 

Der Workflow beginnt mit der Bestellfreigabe. Automatisch werden die entsprechenden Bearbeiter sowie die Entscheidungsträger bestimmt. Der Prozess garantiert, dass der zuvor definierte Freigabeworkflow eingehalten wird.

Die Abbildung des gesamten Bestellprozesses in Form von elektronischen Workflows erhöht die Sicherheit und Geschwindigkeit der Bearbeitungsprozesse. Das Workflowmanagement bewirkt, dass Formulare und Dokumente nach festgelegten Regeln durch das Unternehmen „fließen“. Durch die hohe Integration ist auch ein systemübergreifender Workflow mit Datenabgleich im ERP möglich. Alle eingehenden Rechnungen werden automatisch mit den Bestellungen beziehungsweise Verträgen abgeglichen. Der Bestellworkflow ermöglicht so eine einheitliche und transparente Bearbeitung der Bestellungen. Lange Wege, Kopieraufwand und Bearbeitungszeit lassen sich so zusätzlich einsparen.

Beispiel Gelangensbestätigung

Mit der Gelangensbestätigung wird sichergestellt, ob steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen von Unternehmen im Geltungsbereich des deutschen Umsatzsteuergesetzes im EU-Ausland tatsächlich angekommen sind. Diesen dokumentenintensiven Prozess erleichtert OPUS.dms:

Bereits bei Erstellung einer Rechnung im ERP-System wird festgelegt, ob eine Gelangensbestätigung erforderlich ist. Mit der Archivierung der Rechnung in OPUS.dms startet die automatische Verarbeitung. OPUS.dms ermittelt selbstständig die Waren- und Abnehmerinformationen vom ERP-System und erzeugt eine E-Mail an den Empfänger, die alle erforderlichen Angaben enthält – inklusive einer vorformulierten Empfangsbestätigung.

Der Empfänger der Ware muss dann nur noch auf „Antworten“ klicken, um die Gelangensbestätigung zurück­zusenden. Eine Unterschrift ist bei der elektronischen Übermittlung nicht erforderlich! OPUS.dms nimmt die Antwort-E-Mail in Empfang, analysiert den E-Mail-Inhalt zur Ermittlung des Ergebnisses und archiviert sie revisionssicher.