Scanlösungen

Scanlösungen erfassen, verarbeiten und verteilen Dokumente. Geschäftsaktivitäten in Papier- und elektronischer Form werden damit zu einem einheitlichen Prozess zusammengeführt.

Die Software nutzt die vorhandene Infrastruktur und erfasst Informationen aus verschiedensten Quellen, verarbeitet diese und leitet die Informationen in einen vorher definierten Workflow. Beispielsweise das angebundene Multifunktionssystem (MFP) dient als Scan-Terminal. Der Anwender loggt sich über das Display ein und greift auf sein personalisiertes Scan-Profil zu.

Alle Arten von Dokumenten können verarbeitet werden, einschließlich Bilder und Formulare. Diese können in eine Vielzahl von Formaten wie Text, durchsuchbare PDFs oder Word® umgewandelt werden. Funktionen zur Bildaufbereitung verbessern die Qualität von Dokumenten.

Die erfassten Informationen werden anschließend anhand des zuvor festgelegten Workflows verarbeitet. Als Scan-Ziel können Fax, E-Mail oder Netzwerkordner gewählt werden. Die Dokumente können in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert, an FTP-Sites oder an mehrere Ziele gleichzeitig übertragen werden.

Ob Rechnungen, Forderungen, Bewerbungen oder andere Formulare - die Scanlösung kann die Kosten dokumentenbasierter Geschäftsprozesse durch Automatisierung senken, die betriebliche Effizienz erhöhen, die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften sicherstellen.

Vorteile
  • Digitalisierung von gedruckten Dokumenten.
  • Genauigkeit bei optischer Zeichenerkennung (OCR) und die Erkennung handschriftlicher Dokumente (ICR) erhöhen.
  • Dezentrale Erfassung von Daten auch Standortübergreifend (elektronisch oder auf Papier).
  • Kosten sparen durch verringerten Speicherbedarf und Entlastung der Bandbreite.
  • Steigern der Produktivität durch individuelle Gestaltung der Workflows.
  • Automatisierte Scanworkflows verwandeln Ihr gesamtes Netzwerk an Scangeräten in eine außergewöhnlich integrative, fein abgestimmte und individuell anpassbare Hochleistungsmaschine für Ihre Prozesse.
  • Bessere Auslastung bestehender MFP-Systeme.
  • Hohe Anwenderakzeptanz durch Nutzung vorhandener Hard-/Software.
  • Garantierte Einhaltung von Richtlinien (Compliance).
  • Ideal kombinierbar mit einem OPUS.dms System für Dokumentenmanagement und Archivierung.
Funktionen
  • Informationen aus verschiedenen Quellen erfassen: Multifunktionssystemen (MFPs), Kopierern, Smartphones, Scannern, Desktops, Microsoft Office-Anwendungen, E-Mail-Clients, Verzeichnissen (Netzwerk oder lokal), E-Mail (SMTP, POP3, IMAP), Faxservern, Lokalen oder entfernten Ordnern, FTP-Sites (verschlüsselt und unverschlüsselt), Dateien (Batch, XML, Trennzeichen-getrennte Formate, ASCII), Computern.
  • Verarbeitungsfunktionen: Vollständige Texterkennung, Bereichsspezifische Texterkennung, Formularerkennung (Strukturiert/Halb-strukturiert), Optische Markierungserkennung (OMR), Bildverbesserung, MRC-PDF-Komprimierung, Barcode-Erkennung (1D/2D), Elektronischer Stempel, Verschlüsselung/Entschlüsselung, Wasserzeichen, Berichterstellung, Automatische E-Mail-Benachrichtigung.
  • Weiterleitung an: Netzwerkordner, E-Mail-Adressen, Faxserver, Drucker, ODBC-kompatible Datenbanken, Übertragung per http, Verschlüsselte FTP-Sites, Send to XML & WebDav, Dokumentenmanagementsysteme und Cloud-Services von Anbietern wie Microsoft®, Google®, EMC®, OpenText®, FileNet®, Interwoven®, IBM®, Docuware® und anderen, CSV, Befehlsdateien, Captaris RightFax TM.
  • Gerätefunktionen: Import und Gruppierung von Geräten (Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Poststelle usw.), Mehrfachweiterleitung auf Tastendruck, Steuerungsmöglichkeiten für die Granularität der Scaneinstellungen, Bidirektionale Datenbankabfragen, Integrierte LDAP-Anbindung, Verschiedene Indexfelder, Verschlüsselung von Aufträgen, Generierung von Menüs/Formulare.

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