VOM FASS ist im Büro der Zukunft angekommen

»Digitalisierung ist bei uns Büroalltag.«

Die Ausgangssituation

Die VOM FASS AG verkauft Weine, Spirituosen, Essige und Öle.
Kunden haben die Auswahl aus über 100 verschiedenen Arten der jeweiligen Sorten. Verkauft werden die Produkte aus Fässern, Glasballons und Tonkrügen. Inzwischen gibt es auch eine eigene Manufaktur zur Herstellung des eigenen Essigs.

1994 wurde VOM FASS mit Sitz in Waldburg bei Ravensburg als Franchise Unternehmen gegründet. Heute sind rund 70 Mitarbeiter am Firmensitz beschäftigt. Ob in Waldburg, Singapur, Kiel oder den USA – die Marke lebt: An jedem der gut 280 Standorte gibt es dieselben ausgezeichneten Produkte, in jedem Geschäft die gleich gute wie hervorragende Qualität. Laut dem Deutschen Franchise Verband zählt das Unternehmen VOM FASS zu den Branchenführern am deutschen Markt.

Ende des Jahres 2014 entstand der Kontakt zwischen der GESSLER + FUNK Office GmbH und der VOM FASS AG. Im Zuge eines ersten gemeinsamen Workshops wurden verschiedene Ansatzpunkte entdeckt, die VOM FASS mit Dokumentenmanagement von GESSLER + FUNK Office verbessern konnte. Nach einer genauen Analyse aller Dokumentenprozesse wurden die Anforderungen definiert. Das Thema Ausgangsrechnungsworkflow und der Prozess rund um das Dokument „Gelangensbestätigung“ wurden digitalisiert.

Anforderungen an das einzuführende Dokumentenmanagement

  • Bearbeitung der Ausgangsrechnungen digitalisieren
  • Automatische Plausibilitätsprüfung der Rechnungen
  • Elektronischen Versand von Rechnungen ermöglichen
  • Kosten durch Automatisierung der Prozesse senken
  • Arbeitszeit durch Workflows reduzieren
  • Wegfall der Papier-Ablage durch digitales Archiv
  • Manuellen Aufwand mit Gelangensbestätigungen reduzieren
  • Lücke im Warenwirtschaftssystem durch Schnittstelle schließen
  • Gelangensbestätigungen automatisiert per E-Mail an Kunden versenden
  • Automatische Prüfung der Rückläufer nach einer definierten Frist

Die Lösung

Ausgangsrechnungen und Gelangensbestätigungen laufen heute digital durch unser Unternehmen. Die definierten Regeln, Prüfungen und Fristen im Workflow vereinfachen unsere tägliche Arbeit erheblich.

Thomas Kiderlen, Vorstandsvorsitzender VOM FASS AG
Ausgangsrechnungen im Workflow

Ausgangsrechnungen werden heute bei VOM FASS statt an den Drucker direkt in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) geschickt und gleichzeitig archiviert außerdem führt die DMS-Software vorab eine Plausibilitätsprüfung der Rechnungen durch.

Alle Ausgangsrechnungen mit ungewöhnlich hohen oder niedrigen Rechnungsbeträgen werden geprüft, dies wurde vorab als Regel definiert. Die Vorprüfung ist komplett automatisiert und muss nicht mehr durch einen Sachbearbeiter erfolgen. Durch das digitale Archiv entfällt die Papier-Ablage der Rechnungen. Beide Abläufe mussten bislang manuell ausgeführt werden.

Für Ausgangsrechnungen, die durch einen Sachbearbeiter geprüft werden müssen, wird automatisch ein Workflow gestartet. Der Sachbearbeiter kann die Rechnung im Workflow stornieren oder zur weiteren Bearbeitung freigeben. Sämtliche Ausgangsrechnungen werden daraufhin elektronisch versandt. VOM FASS hinterlegt im Warenwirtschaftssystem, welche Franchise-Partner die Rechnungen digital, das heißt als E-Mail, zugesandt bekommen. Das DMS prüft dies und verschickt die Rechnung entweder direkt per E-Mail an den Kunden oder leitet diese an einen Druckdienstleister weiter, der die Rechnung auf Papier verschickt. Damit werden die Portokosten deutlich reduziert. Außerdem muss sich kein Sachbearbeiter mehr um den Versand kümmern. Dank Automatisierung durch einen digitalen Workflow spart VOM FASS Arbeitszeit und Portokosten.

Gelangensbestätigungen

Nachdem der oben beschriebene Prozess rund um die Ausgangsrechnungen erfolgreich eingeführt wurde folgte der nächste Projektschritt: Die Erstellung, der Versand und die Prüfung der Gelangensbestätigungen wurde optimiert. Dieses Dokument wird nach deutschem Steuerrecht bei Lieferungen ins EU-Ausland benötigt, um Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu stellen.

Bei VOM FASS war dieser Dokumentenprozess mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden, denn das Warenwirtschaftssystem konnte keine Gelangensbestätigungen erzeugen. Auch die Speditionen konnten nach Auslieferung keine entsprechenden Nachweise für VOM FASS bereit stellten.
Somit mussten die Mitarbeiter für jede einzelne Lieferung eine Gelangensbestätigung in Microsoft Office Word schreiben, diese dem Kunden schicken und anschließend mühsam überwachen, dass auch tatsächlich alle Dokumente unterschrieben zurück gesandt wurden.

Für die Umsetzung der Lösung wurde die bereits eingesetzte DMS-Software genutzt und ausgebaut.
Heute wird in jeder Ausgangsrechnung geprüft, ob diese an Firmen in das EU-Ausland adressiert ist. Für alle EU-Ausgangsrechnungen wird je Quartal automatisch eine Sammel-Gelangensbestätigung aus den Rechnungsinhalten erstellt. Diese wird zudem direkt per E-Mail an den Kunden verschickt und im DMS archiviert. Gleichzeitig wird ein Workflow gestartet, der prüft, ob die gegengezeichnete Gelangensbestätigung innerhalb einer definierten Frist zurück gesandt wurde oder nicht. Ist dies der Fall, endet der Workflow automatisch. Fehlt die Gelangensbestätigung, wird ein Sachbearbeiter per E-Mail-Meldung aufgefordert diese beim Kunden einzufordern. Dieser früher sehr aufwendige Prozess konnte somit nahezu komplett automatisiert werden.

Das Ergebnis

Früher haben wir im Vergleich zu heute wirklich sehr viel Aufwand mit den Dokumenten betrieben. Heute arbeiten wir effizienter und sind auch steuerrechtlich abgesichert. Einfach eine rundum gute Lösung.

Thomas Kiderlen, Vorstandsvorsitzender VOM FASS AG