Schokolade und Dokumentenmanagement machen glücklich!

»Überzeugt hat uns die Tatsache, dass MORGENSTERN die komplette Soft- und Hardware sowie den Service für ein ›Rundum-Sorglos-Paket‹ aus Druck- und Dokumentenmanagement bieten kann.«

Die Ausgangssituation

Seit 1937 beliefert das Familienunternehmen Alfred Pfersich GmbH & Co. KG und ihr Tochterunternehmen Confis Express GmbH die »Süße Branche«. Der Fachgroßhandel Pfersich bietet Backstuben und Eisherstellern die gesamte Palette an Rohstoffen, Maschinen und Geräten, bis zum Zubehör. Confis Express ist ein Spezialvertrieb für die »besten Couverturen der Welt« und allem was für die Top-Pâtisserie an ausgewählten Rohstoffen und Spezialitäten benötigt wird.

Trends und aktive Weiterbildung sind schon immer ein Anliegen des Hauses. Hierzu richtete das Unternehmen 2002 das Pfersich Trend-Forum ein. Renommierte Referenten halten hier Seminare zu vielfältigen »süßen Themen« ab.

In Verwaltung und Organisation setzt das Unternehmen auf moderne Technologien und entschied sich im Jahr 2009 für den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems. Bei der Auswahl eines geeigneten Systems wurde auch die MORGENSTERN AG, Niederlassung Ulm als regionaler Anbieter zur Präsentation eingeladen.

Rund 300 Touren-Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und andere Ausgangsbelege wurden täglich zeit- und arbeitsintensiv manuell erfasst, kopiert, geprüft und auf Papier in Ordnern abgelegt. Die Zuordnung und das Wiederfinden von Dokumenten und Informationen waren so sehr zeitaufwendig. Die Erfassung, Strukturierung und die revisionssichere Archivierung wurden zunehmend zur Herausforderung. 

Auch die vorhandene Drucker- und Kopiererinfrastruktur entsprach nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens. Die Geräte-Infrastruktur sollte den Geschäftsabläufen angepasst und optimiert werden.

Die Anforderungen an das einzuführende DMS-System waren seitens Pfersich klar definiert

  • Arbeitsprozesse beschleunigen
  • Zugewinn an Kontrolle und Transparenz
  • Revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung 
  • Einheitliche Ablagestruktur
  • Durchgängigkeit der Belegbearbeitung / Versionierung
  • Einfache Bedienung und Benutzerführung
  • Schnelle und flexible Recherchemöglichkeiten

Die Lösung

Erster Schritt der Einführung des Dokumentenmanagements war die Digitalisierung aller Lieferscheine und die Einrichtung der Schnittstellen zu unserem ERP-System und unserer Software. Nächster Schritt ist die Einführung des Eingangsrechnungsworkflows in der Buchhaltung. Der elektronische Rechnungsversand wurde bereits erfolgreich eingeführt und funktioniert einwandfrei.

Alfred Pfersich, Geschäftsführer Alfred Pfersich GmbH & Co. KG
Schnelle und flexible Recherche – DMS-Archivserver

Das schnelle Auffinden archivierter Dokumente ist eine der am häufigsten benötigten Funktionen bei Pfersich. Hierzu programmierte MORGENSTERN eine dynamische Extraktion. Alle Informationen werden automatisch extrahiert, zusammengeführt und dem jeweiligen Kunden zugeordnet abgelegt. Pfersichs Mitarbeiter bekommen nun einfach und schnell alle Lieferscheine, Rechnungen und sonstige Dokumente auf dem Bildschirm angezeigt. Alle archivierten Dokumente können gesplittet, extrahiert oder konvertiert werden und problemlos an den Workflow oder auch Drittsysteme übergeben werden.  

Automatische Datenerfassung und Aufbereitung

Im Mittelpunkt der DMS-Einführung stand die schnelle und unkomplizierte Archivierung rücklaufender Papierbelege, wie bspw. Lieferscheine. Diese werden nun an einem Multifunktionssystem eingescannt und dank eines Barcodes den zuvor ausgestellten Belegen zugeordnet. 

Über den sogenannten Archivdrucker werden Ausgangsbelege automatisch verschlagwortet und in der jeweiligen Kundenakte archiviert.

Dokumentenaufbereitung und variable Gestaltung

Daten aus beliebigen Quellen können nun zusammengeführt und gefiltert werden. Auch unterstützt das neue DMS Pfersichs bisheriges ERP-System. Anhand von Barcodes und Markierungen in den Dokumenten können diese schnell und unkompliziert versandfertig und archivierbar erstellt werden.

Anhand der jeweiligen Kundennummer erkennt das System automatisch ob es sich um einen Pfersich- oder einen Confis-Kunden handelt und erstellt passende Briefköpfe und Layouts. Die Lagerhaltung für vorbedrucktes Papier entfällt.

Zeitliche Umsetzung

Im Sommer 2012 begann MORGENSTERN das DMS-System der vorhandenen Infrastruktur und den Geschäftsprozessen bei Pfersich anzupassen. Durch flexible, offene Schnittstellen wurden Abläufe automatisiert und vereinfacht. Die Anbindung der ERP-Stammdaten erfolgte über die vorhandenen dBASE Datenbanken. Die Erfassung aus E-Mails und Office-Anwendungen läuft über Plug-ins. Das DMS wurde bei Pferisch auf die vorhandene Hardware aufgesetzt.

An Arbeitsplätzen, die archivierte Dokumente in anderen DV-Systemen weiterverarbeiten (z. B. Buchhaltung, Auftragsabwicklung) wurde ein Zwei-Monitor-Betrieb eingerichtet.

Die Implementierung der Ausgangsbelegerfassung und Dokumentenarchivierung nahm 2 Wochen in Anspruch. Die nächsten Schritte, Anpassungen und Programmierung spezieller Anwendungen/Prozessen, dauerte weitere 2 Monate.

Das Ergebnis

Wir sind sehr zufrieden mit dem neuen DMS-System. Die Zusammenarbeit mit MORGENSTERN ist tadellos. Wir werden optimal betreut. Auch unsere Mitarbeiter sind begeistert. Seit der Einführung läuft das DMS reibungslos und wird kontinuierlich erweitert und ausgebaut.

Alfred Pfersich, Geschäftsführer Alfred Pfersich GmbH & Co. KG
Zugewinn an Kontrolle und Transparenz

Pfersich ist der persönliche und gute Kontakt zu seinen Kunden wichtig. Aus diesem Grund sucht das Unternehmen auch bei eventuellen Ungereimtheiten zuerst das Gespräch. Das Mahnwesen beispielsweise läuft bei Pfersich in 3 Stufen ab. In der ersten Stufe wird der Kunde lediglich an die Zahlung erinnert. Bevor in der zweiten Stufe eine Mahnung versendet wird, erkennt dies das System und informiert automatisch den zuständigen Vertriebsmitarbeiter per E-Mail. Dieser ist somit bestens informiert und kann vorab das Gespräch mit dem Kunden suchen.

Zeitgleich vereinfacht das DMS aber auch die Transparenz für die Kunden. Diese können bei Pfersich jederzeit ihre Daten, Lieferscheine und Rechnungsbelege einsehen. Eventuelle Lücken können so schnell und unkompliziert geschlossen werden.

Revisionssicherheit und gesetzeskonforme Archivierung

Die DMS-Lösung von MORGENSTERN hilft Pfersich, die rechtlichen Vorgaben der »Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen« (GDPdU), einzuhalten. »Das Finanzamt kann bei uns jetzt beleglos prüfen. Das erleichtert auch den Beamten die Betriebsprüfung. Sonst müssen sie ja alle 3-4 Jahre ins Haus kommen«, beschreibt Pfersich die Vorteile des DMS.

In Zeiten des weltweiten Handels müssen DMS-Lösungen heute einer Vielzahl von »Compliance«-Anforderungen genügen und sowohl nationale wie auch internationale Rechtsvorschriften und Normen für die langfristige, revisionssichere Archivierung von Dokumenten aller Art erfüllen. Die MORGENSTERN DMS-Lösungen entsprechen nicht nur der deutschen (Steuer-)Gesetzgebung, sondern erfüllen viele internationale Standards. Durch die Einführung von Dokumentenklassen können die verschiedenen, teilweise konträr formulierten landespezifischen Vorgaben für die Archivierung einfach über so genannte »Storage-Provider« abgebildet werden.

Kosteneinsparungen

Die Vorteile des DMS liegen auf der Hand: Papierdokumente gelangen erst gar nicht mehr an die einzelnen Arbeitsplätze. Alle Dokumente liegen in elektronischer Form vor. Das manuelle Erfassen der Daten entfällt. Ablagen und aufwendige Aufbewahrung gehören der Vergangenheit an.

Auch das Auffinden relevanter Schriftstücke wird hierdurch vereinfacht. Dank des digitalisierten Dokumenten-Kreislaufes werden die Mitarbeiter bei Pfersich merklich entlastet.»Wir spüren eine Entlastung unserer Mitarbeiter, das ist ganz klar. Die organisierte Struktur des DMS spart Zeit, die wir nun verstärkt für unsere Kunden einsetzen können«, beschreibt Pfersich die verbesserten Arbeitsbedingungen.

Neben der Zeitersparnis werden auch die Kosten für Lagerhaltung gesenkt. So entfällt beispielsweise die Bevorratung vorgedruckter Briefbögen. Die frei werdenden Räumlichkeiten können sinnvoller genutzt werden. Bei Pfersich entstand so ein neues Verkaufsbüro, wo zuvor Dokumente gelagert wurden.

Sicherheit

»Die Frage nach Datensicherheit schwebt natürlich immer über dem ganzen Thema der digitalen Archivierung. Was passiert bei Totalausfall oder System-Crash. Sind unsere Daten und Dokumente vor Missbrauch geschützt? All diese Bedenken wurden bereits in den ersten Gesprächen mit MORGENSTERN ausgeräumt«, beschreibt Pfersich seine verständlichen Bedenken zu Beginn.

Die MORGENSTERN DMS-Lösungen entsprechen den »Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme« (GoBs). Ihre Sicherheit wurde gutachterlich bestätigt und zertifiziert. Jede Veränderung oder Manipulation an den archivierten Dokumenten und Belegen ist ausgeschlossen. Alle relevanten Systemaktivitäten werden protokolliert. Durch angeschlossene Zusatzmodule ist MORGENSTERN zudem in der Lage, Daten aus ERP-Systemen aufzubereiten und auch diese gemäß Abgabenordnung bereitzustellen.