Langjährige Partnerschaft als Zukunftsprojekt

»Der Service der MORGENSTERN-Mitarbeiter ist ein Rundum-Sorglos-Paket.«

Die Ausgangssituation

Die Ensinger Mineral-Heilquellen GmbH steht seit 1952 für erstklassiges Mineralwasser und Getränke, die jährlich DLG-prämiert sind. Das Unternehmen aus dem Stadtteil Ensingen bei Vaihingen / Enz beschäftigt heute knapp 150 Mitarbeiter und hat einen Absatz von circa 108 Millionen Liter jährlich. Bis heute befindet sich Ensinger in Familienbesitz. 

Ensinger und MORGENSTERN (damals noch unter MORGENSTERN+BUCHWALD) sind bereits seit vielen Jahren Partner im Bereich des Druckmanagements und auch des Dokumentenmanagements. Andreas Reinisch, Leiter der EDV-Abteilung bei Ensinger, ist nun bereits seit über 20 Jahren im Haus und hat seit diesem Zeitpunkt die Zusammenarbeit mit MORGENSTERN immer als eine faire Partnerschaft auf Augenhöhe erlebt. 

Das heißt aber nicht, dass die Kooperation immer ungeprüft weiterlief; im Gegenteil. Ensinger machte sich immer wieder Gedanken und prüfte gewissenhaft potenzielle Alternativen. Ausschlaggebend für die immer verlängerte Kooperation waren, so Reinisch, neben dem unschlagbaren Service und der Zusammenarbeit auf Augenhöhe auch die Offenheit und Ehrlichkeit der MORGENSTERN-Mitarbeiter. »Es ist eine Art Rundum-Sorglos-Paket«, beschreibt Reinisch den Service der MORGENSTERN AG. »Das ist eine Truppe, die in Ihren Bereichen, hervorragende Arbeit leistet, die wirkliche Spezialisten sind, und sich immer für den Kunden einsetzen

Anforderungen an das einzuführende Druckmanagement

  • Zuverlässigkeit der Druckprozesse
  • Einsatz modernster Geräte
  • Automatisierung des Bestellvorgangs für Verbrauchsmaterialien

Die Lösung

Mit unserem Drucksystem von MORGENSTERN waren wir immer zufrieden. Die Zeit war aber reif, sich über die Nachfolgegeräte und ihre Vorteile zu informieren.

Andreas Reinisch, Leiter der EDV-Abteilung
Die optimalen Geräte

Für Ensinger stand bei ihren neuen Druckern insbesondere die Zuverlässigkeit im Vordergrund. Ein Ausfall der Drucker hat für das Unternehmen schwerwiegende Folgen. Fast ebenso wichtig waren die Punkte Energieeffizienz und Emissionen der neuen Druckerflotte. »Hier wollten wir einfach Geräte haben, die den aktuellen Standards entsprechen«, erklärt Reinisch.

Intensiv beschäftigte man sich bei Ensinger mit den Farbdruckern für die Werbeabteilung. »Hier nahmen wir uns sehr viel Zeit und prüften die möglichen Geräte-Alternativen sehr genau hinsichtlich ihrer Farb- und Druck-Qualität.«

Automatische Versorgung mit Verbrauchsmaterialien

Reinisch ist begeistert von der automatischen Versorgung mit Verbrauchsmaterialien: »Das MORGENSTERN Opus Konzept ist ein Sorglos-Paket und bietet uns unschlagbare Vorteile. Bevor mir auffällt, dass der Toner leer ist, habe ich eine neue Kartusche da.«


Hierdurch entfällt eine oftmals aufwendige Bestellkette. Die Lagerhaltung wird heruntergefahren. Bei Ensinger wird in der Regel ein Satz Toner pro Gerätetyp zur Sicherheit verwahrt, um über Engpässe hinwegzukommen. Auch die permanente Bestandskontrolle durch die Mitarbeiter entfällt. »Wir hatten meistens das Problem das sich ein Kollege an den Tonerschrank schleicht, den letzten rausnimmt und ich bekomme es nicht mit«, erzählt Reinisch mit einem Augenzwinkern. »Das manuelle Bestellsystem und die Wareneingangskontrolle entfällt. Das System funktioniert perfekt«,so der Leiter der EDV, der sich nun wieder auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann.

Anforderungen an das einzuführende Dokumentenmanagementsystem

  • Reduktion des Papierverbauchs
  • Unterstützung der Eigenentwicklungen im Bereich der Lieferscheinverwaltung
  • Unterstützung der Eigenentwicklung im Bereich des Rechnungsdrucks
  • Vereinfachung der Arbeitsabläufe

Die Lösung

Es war uns schon lange klar, dass ein Dokumentenmanagementsystem her muss. Wir erstickten im Papier.

Andreas Reinisch, Leiter der EDV-Abteilung
Vereinfachung der Arbeitsabläufe / Barcode-Lösung

Die Abläufe der Arbeitsprozesse bei Ensinger sorgten immer für sehr viele Ablagen. Knapp 40 % aller Kunden sind Zufuhrkunden. Deren Lieferscheine beinhalteten immer handschriftliche Eintragungen bezüglich des Leerguts. Diese mussten dann in Handarbeit den Rechnungen zugeordnet werden und manuell abgelegt werden. »Wir hatten eine Buchhalterin, die einmal die Woche den ganzen Tag nichts anderes machte, als die Ablage zu betreuen. Das war natürlich ein No-Go«, so Reinisch.

Bei Ensinger machte man sich Gedanken, wie man dieser Papierberge Herr werden und die Arbeitsabläufe vereinfachen könne. In Eigenentwicklung führte das Unternehmen eine Barcode-Lösung ein. »Das gesamte Warenwirtschaftsprogramm ist eine Eigenentwicklung. Somit kennen wir die gesamte Datenstruktur. Die Verschlagwortung aller Dokumente funktioniert jetzt automatisch«, erklärt Reinisch.

Bei der Einführung der Barcode-Lösung gab es zu Beginn Probleme. »Daher wandten wir uns an MORGENSTERN und suchten dann gemeinsam nach einer Lösung. Wir bekamen es einfach nicht hin, dass ein Formular aus zwei unterschiedlichen Schächten gedruckt wird und dann auch noch getackert wird“, beschreibt Reinisch die Anfangsprobleme. Dank der nun installierten BensBox und passendem Papier mit Durchschlag lassen sich alle Lieferscheine nun automatisch archivieren. Diese werden eingescannt, der Barcode automatisch erkannt und über diese dann automatisch verschlagwortet und dokumentiert.

Vereinfachung der Arbeitsabläufe / Rechnungsdruck

Auch beim Rechnungsdruck hilft das DMS dabei, Kosten und Zeit zu sparen. So werden alle Rechnungen über einen Pseudodrucker direkt in das Archiv gelegt. Die gesamte manuelle Ablage entfällt und die Rechnungsnummer wird automatisch verschlagwortet. Neben der Zeitersparnis reduziert dies die Papierkosten; ein kleiner, aber ein wichtiger Schritt für Ensinger.

Vereinfachung der Arbeitsabläufe / Eingangs-Rechnungen

»Früher war das ein Durcheinander mit den Eingangs-Rechnungen. Da hat man die Rechnung in eine Mappe getan, diese dann umhergetragen und dann fragte man sich irgendwann: Wo ist denn die eigentlich«, erzählt Reinisch. Dank des digitalen Rechnungseingangs-Workflow ist das heute kein Problem mehr.

Ensinger hat an allen Scannern zwei Scanoptionen. „Scan-to-file“ und „Scan-to-DMS“. Somit kann entschieden werden, ob man eine bearbeitbare PDF-Datei möchte oder den Scan direkt archivieren möchte.

Das System unterstützt die unterschiedlichen Arbeitsabläufe, die es bei Ensinger gibt. Einmal sind Rechnungsprüfer und Rechnungsfreigeber ein und dieselbe Person. In anderen Bereichen handelt es sich um zwei verschiedene Personen.

Darüber hinaus hat Ensinger jetzt noch einen „Eskalationsmechanismus“, der dafür sorgt, dass keine Rechnung zu lange liegen bleibt, sondern im Falle des Falles auch von einem Stellvertreter bearbeitet werden kann. Reinisch ist mit dem System sehr zufrieden: »Das System läuft sehr gut und wir sind alle hochzufrieden damit; und das sage ich jetzt nicht nur im Interview.«

Das Ergebnis

Durch die vereinfachten Arbeitsabläufe sparen wir mindestens einen Arbeitstag pro Woche.

Andreas Reinisch, Leiter der EDV-Abteilung
Optimierung der Geräte-Infrastruktur

Dank der Expertise der MORGENSTERN-Mitarbeiter werden die Geräte bei Ensinger passend zu den Aufgaben und den individuellen Anforderungen ausgewählt. Eine ausführliche Beratung und regelmäßige Optimierungsvorschläge garantieren, dass die Infrastruktur immer auf dem aktuellen Stand der Dinge ist und sich den Arbeitsabläufen anpasst. 

Automatische Versorgung mit Verbrauchsmaterialien

Ohne die aufwendigen Bestellvorgänge und die Lagerhaltung kann sich die EDV um Herrn Reinisch nun wieder ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Die Kontrolle und Versorgung mit den passenden Kartuschen läuft automatisch, oftmals bevor die EDV überhaupt bemerkt, dass ein Toner leer wird. 

Dokumentenmanagement

Das eingeführte DMS im Bereich der Rechnungen und der Lieferscheine erleichtert Ensinger das Arbeiten. Die Prozesse laufen problemlos und sparen somit neben Zeit auch jede Menge Geld. Die EDV sowie die Buchhaltung werden entlastet und können sich wieder um ihre eigentlichen Aufgaben kümmern. 

Künftige Herausforderungen

Ensinger plant, langfristig auch die Personalakten in das DMS zu übertragen. Hier werden aber noch einige Punkte zu klären sein und einige Herausforderungen auf die Mitarbeiter zukommen. Auf die Unterstützung durch MORGENSTERN kann die EDV-Abteilung um Herrn Reinisch aber sicherlich setzen. 

Des Weiteren diskutiert Ensinger im Bereich der automatischen Rückerfassung eine "Stift-Lösung". Dieser Ansatz soll dabei helfen, die Arbeitsabläufe, auch bei vergessenen Lieferscheinen oder sonstigen Problemen, möglichst störungsfrei aufrechtzuerhalten.