Druckmanagement im Wandel der Zeit

»Über Jahre wuchs die gegenseitige Vertrauensbasis. Jede eingebrachte Änderung der Druck-Infrastruktur hat Hand und Fuß. Dank GESSLER + FUNK Office wird unsere Drucker-Landschaft kontinuierlich und nachhaltig optimiert.«

Die Ausgangssituation

Die Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG ist ein internationaler Spezialist in der Herstellung aseptischer vorgefüllter Injektionssysteme wie Spritzen, Karpulen und Vials. Das 1945 gegründete Unternehmen ist bis heute ein unabhängiges Familienunternehmen mit Hauptsitz in Ravensburg sowie einem Standort in Chicago, USA. Vetter hat heute knapp 3.000 Beschäftigte und produziert jährlich 188 Millionen Einheiten. Das Unternehmen bietet seinen Kunden umfassendes Know-how und hochmoderne Fertigungsanlagen. Vetter begleitet seine Kunden von der frühen Phase der klinischen Entwicklung über die behördliche Zulassung bis hin zur Markteinführung. Das Traditionsunternehmen blickt auf eine lange Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Regulierungsbehörden wie der FDA, EMA, PMDA (Japan) zurück. Ferner steht Vetter in enger Zusammenarbeit mit deutschen Behörden sowie Institutionen aus weiteren Ländern wie Kanada, Russland, Brasilien, Mexiko und Saudi Arabien. Als zuverlässiger Partner steht Vetter seinen Kunden in der kommerziellen Fertigung zur Seite und unterstützt sie mit Lösungen für ein langfristiges Lifecycle Management (Lebenszyklusmanagement).

Parallel zu dem Wachstum der Vetter GmbH & Co. KG wuchs auch die vorhandene Drucker- und Kopiererlandschaft. Feste Druckregeln gab es keine. Die unterschiedlichen Drucker- und Kopiersysteme führten zu einem »Wildwuchs«, dem die IT des Hauses nicht mehr Herr werden konnte.

Anforderungen an das einzuführende Druckmanagement

  • Arbeitsaufwand rund um das Thema »Drucken« reduzieren
  • Festen Ansprechpartner bei Problemen und Fragen
  • Druckmanagement samt Verbrauchsmaterialversorgung an Dienstleister abgeben
  • Wildwuchs der vielen Einzelplatzdrucker und Kopierer reduzieren und einheitlich gestalten
  • Aufstellen fester Druckregeln
  • Zugewinn an Kostenkontrolle und Transparenz

Die Lösung

Primär ging es darum, die Anzahl der Geräte zu optimieren. Es waren schlicht zu viele Drucker. Wir hatten keinen Überblick mehr. Es gab keine klaren Regeln, wer überhaupt was und wie viel drucken darf und soll. Die Drucker-Landschaft war ein ›Wildwuchs‹. Wir hatten diverse Tintenstrahldrucker, diverse Laserdrucker, querbeet. Dem konnten wir in dieser Form nicht mehr Herr werden

Christian Hegele, Abteilungsleiter IT Infrastruktur
Optimierung der Geräte-Landschaft

GESSLER + FUNK Office analysierte, welche Geräte bei Vetter im Einsatz sind, wie und von wem sie genutzt werden. Die Ergebnisse wurden dann in einem ersten Bericht zusammengestellt. Dieser berücksichtigte die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter und Teams. Ferner beinhaltete er eine Kosten-Nutzen-Analyse nach Gerät und Arbeitsgruppe, offenbarte eventuelle Schwachstellen und zeigte auf, wo schnelle Erfolge erzielt werden können. Als Ergebnis wurden die Aufstellungsorte der Geräte sowie deren Nutzung optimiert.

Durch die Aufbereitung aller Informationen gewann GESSLER + FUNK Office einen tief greifenden Einblick in die Bedürfnisse jeder einzelnen Arbeitsgruppe. In enger Zusammenarbeit mit Vetter wurde ein Plan ausgearbeitet und umgesetzt, der ein Minimum an Reibungsverlusten und ein Maximum an Vorteilen erzielte.

Ergebnis dieser Analyse ist ein bis heute aktuelles Drucker-Soll-Konzept, welches die vorhandene Situation nachhaltig optimiert und an neue Anforderungen angepasst wird.

Expertise

Zurzeit sind an den Firmenstandorten in Deutschland und den USA insgesamt 425 Multifunktionssysteme und Drucker in die SAP-Umgebung eingebunden. Diese Geräte bewältigten im Alltagsgeschäft ein sehr hohes Druck- und Kopiervolumen – in Farbe und Schwarz-Weiß. Das professionelle Druckmanagement von GESSLER + FUNK Office ermöglicht Kosteneinsparungen, Produktivitätserhöhung und optimierte Ressourcenplanung.

 Hegele schätzt die Expertise und das Fachwissen der MORGENSTERN-Tochter: »GESSLER + FUNK Office übernimmt die Beratung unserer Fachbereiche, sobald ein neues Gerät benötigt wird. Natürlich läuft die Anforderung am Ende noch über unseren Tisch in der IT. Wir genehmigen die Anforderung oder hinterfragen, ob der Bedarf wirklich ganz genau geklärt ist. Generell könnten wir - als IT-Abteilung bei Vetter - die Beratung über neue Drucker in den Fachbereichen gar nicht abdecken, da wir die Details, Leistungsfähigkeiten und Leistungsklassen aller Druck-Geräte ja gar nicht kennen können. GESSLER + FUNK Office weiß, welches Gerät wo am sinnvollsten eingesetzt wird.«

Die Fachbereiche geben ihre Anforderungen und Wünsche an die interne IT bei Vetter weiter. »Wir beraten daraufhin den Fachbereich, liefern anschließend einen neuen Drucker oder machen Vorschläge, wie der vorhandene Drucker-Pool besser genutzt werden kann. Die gesamte Druck-Umgebung bei Vetter liegt in unserer Verantwortung und wird von uns aktiv verwaltet«, erklärt Stefan Gessler, Geschäftsführer GESSLER + FUNK Office GmbH.

 Solch eine enge Zusammenarbeit erfordert eine natürlich gewachsene Vertrauensbasis, die sich nur über die Jahre und die enge Kooperation ergeben kann. Das Wissen und die Erfahrung, was wirklich benötigt wird und wie man die vorhandenen Geräte optimal nutzen kann, sammelte GESSLER + FUNK Office im Rahmen ihrer Analysen. Hegele lobt die Vorgehensweise: »Jede Änderung der Druck-Infrastruktur hat Hand und Fuß. GESSLER + FUNK Office hält sich an das gemeinsam beschlossene Drucker-Konzept. So wird unsere Drucker-Landschaft kontinuierlich und nachhaltig optimiert.«

Optimierung der Versorgung mit Verbrauchsmaterialien / Ticketsystem

Langwierige Lieferzeiten von Verbrauchsmaterial gehören der Vergangenheit an. Die Tonerbestellung und Lieferung läuft voll automatisiert. Zurzeit deckt man mit der proaktiven Tonernachversorgung 80% der Geräte ab, zukünftig möchte man bei 90% landen.

 Praktisch ist die direkte Anbindung an ein Ticketsystem. Wann immer ein Mitarbeiter von Vetter ein Ticket erstellt, können die Servicemitarbeiter von GESSLER + FUNK Office direkt darauf zugreifen – das hat die Bearbeitung von Fehlermeldungen erheblich beschleunigt und gewährleistet kurze Reaktionszeiten.

»Die Abschaffung aufwendiger Arbeitsabläufe im Rahmen des Servicevertrags trägt heute dazu bei, Prozesskosten in beträchtlicher Höhe einzusparen und die Mitarbeiter in den Bereichen IT und Verwaltung zu entlasten«, erläutert Gessler die Vorteile der permanenten Optimierung des Druckmanagements.

Zeitliche Umsetzung

Im Jahr 2006 entschied man sich bei Vetter für eine Analyse/Ist-Aufnahme des gesamten Geräteparks, um die Hardware und alle Druckprozesse zu optimieren. GESSLER + FUNK Office analysierte, welche Geräte bei Vetter im Einsatz sind, wie und von wem sie genutzt werden. Die Ergebnisse wurden dann in einem ersten Bericht zusammengestellt. Dieser berücksichtigte die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter und Teams. Ferner beinhaltete er eine Kosten-Nutzen-Analyse nach Gerät und Arbeitsgruppe, offenbart eventuelle Schwachstellen und zeigt auf, wo schnelle Erfolge erzielt werden können. Als Ergebnis wurden die Aufstellungsorte der Geräte sowie deren Nutzung optimiert.

Das Ergebnis

Das Drucker-Konzept ist in einer [internen] Umfrage unter unseren Mitarbeitern mit am Besten bewertet worden. Mehr kann man mit normalen Mitteln nicht erreichen.

Christian Hegele, Abteilungsleiter IT Infrastruktur
Erhöhte Kontrolle und Optimierung der Geräte-Landschaft

Die erfolgreich eingeführte neue Drucker-Infrastruktur wird diese bis heute kontinuierlich überwacht und optimiert. Das Gerätemanagement liefert in Echtzeit-Informationen über den Betriebsstatus aller Geräte. Außerdem werden permanente Zählerstandsabfragen und regelmäßige Reportings durchgeführt, um den technischen Zustand und die Auslastung der Systeme sowie die verursachten Kosten jederzeit im Blick zu haben. Die Verbesserungen bei Kosten und Produktivität werden regelmäßig mit den gemeinsam definierten Zielen des Drucker-Konzepts verglichen.

Zufriedenheit

»Wir sind mit dem Drucker-Konzept bis heute sehr zufrieden. Im Jahr 2011 haben wir einen IT-Gesamtbenchmarkt gemacht. Ziel war es, die Leistungen, die wir als IT-Abteilung intern anbieten, im Verhältnis zu den Kosten zu setzen, die durch die verschiedenen Leistungen entstehen. Das Drucker-Konzept ist in der Umfrage unter unseren Mitarbeitern mit am Besten bewertet worden. Mehr kann man mit normalen Mitteln nicht erreichen«, so Hegele auf die Frage nach den Rückmeldungen der Mitarbeiter zum Drucker-Konzept.

Problemlösung

GESSLER + FUNK Office überwacht alle Fehlermeldungen der Geräte und Mitarbeiter und handelt schnell, um Probleme zu lösen – entweder per Fernzugriff oder durch einen Servicetechniker, häufig bevor Vetter bewusst ist, dass überhaupt ein Problem vorliegt.

Und während sich Vetter weiterentwickelt, stellt GESSLER + FUNK Office sicher, dass dem Wandel auch das Druckmanagement Schritt hält.

 »Heute läuft das Druckmanagement komplett reibungslos. Wir in der IT bekommen von vielen Änderungen und den Druckerproblemen nichts mehr mit - und gerade das ist das Positive. Wenn man nichts hört, ist es uns am liebsten. Hervorragend! Die Modellvielfalt unserer Druckgeräte ist heute stark eingedämmt - nicht nur aus Kostengründen, sondern damit die Anwender eine Kontinuität bei Ihren Druckgeräten haben. Wir haben durch das Wachstum eine große Dynamik in unserem Unternehmen. Mitarbeiter ziehen mit Ihrem Arbeitsplatz häufig um, haben dann andere Geräte, aber finden immer wieder die gleiche Bedienlogik vor. Auch das bringt Kontinuität«, so Hegele weiter.