Zukunftsorientiertes Druckmanagement bei der Volksbank Überlingen

»Wir entschieden uns für MORGENSTERN, weil wir eine Lösung aus einer Hand wollten. Mit dem Partner MORGENSTERN im Hintergrund haben wir den Kopf frei für das Wesentliche.«

Die Ausgangssituation

Für die Volksbank Überlingen war das Jahr 2012 trotz der schwierigen Rahmenbedingungen ein gutes Jahr. Effiziente Strukturen, kundenfreundlicher Service und eine zuverlässige IT-Basis bilden die Grundlage, um sich auch künftig erfolgreich am Markt zu behaupten.

Aktuell beschäftigt die Volksbank Überlingen 309 Mitarbeiter und hat 29.264 Mitglieder. 77.831 Kunden vertrauen den Finanzdienstleitungen des Instituts. Dies bestätigt die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit des genossenschaftlichen Geschäftsmodells und die gute Aufstellung der Volksbank Überlingen.

Ein gut aufgestelltes und zukunftsorientiertes Unternehmen ist auf reibungslose interne Abläufe angewiesen – darunter auch das Druckmanagement. Die Volksbank Überlingen erkannte, dass die Drucker-, Fax- und Kopiererflotte nicht mehr den hohen Anforderungen entsprach. Man entschied sich eine neue, ganzheitliche Lösung einzuführen. Das Druckmanagement sollte optimiert, die IT-Abteilung entlastet und Kosten reduziert werden.

Aufgrund der gewachsenen Anforderungen an ein professionelles Druckmanagement zählt auch diese Bank heute auf die Zusammenarbeit mit der MORGENSTERN AG. Die Volksbank Überlingen hat sich die MORGENSTERN AG zur Seite geholt. Diese ist seit Ende 2010 für das Druckmanagement der Genossenschaftsbank verantwortlich.

Anforderungen an das einzuführende Druckmanagement

  • Fiducia-Zertifizierung
  • Verringerung des Hardware-Bestands
  • Modellvielfalt eingrenzen
  • Erstellen eines individuell angepassten Druckkonzepts
  • Kontinuierliche Optimierung und regelmäßige Verbesserungsvorschläge

Die Lösung

Die Entscheidung für MORGENSTERN fiel aus zwei Gründen: Nach der Beratung und den Gesprächen waren wir von MORGENSTERN und den Geräten überzeugt. Den Ausschlag für MORGENSTERN gab letztendlich, dass das beste Servicekonzept vorlag.

Marcus Preusch, Leiter IT-Organisation
Sicherheitsrelevante Fiducia - Zertifizierung

Die Fidcia-Gruppe ist IT-Partner der Volksbank Überlingen. Das Unternehmen ist auf IT-Leistungen für Finanzinstitute spezialisiert. Eine Herausforderung bestand darin, dass die gesamte neue Gerätelandschaft, jeder Drucker oder jedes Multifunktionsgerät, das über die Server angebunden wird, von Fiducia geprüft und freigegeben werden muss.

»Für unsere Ausschreibung kamen nur zwei Hersteller infrage, da sonst keine Geräte von der Fiducia freigegeben sind. Ein wichtiges Kriterium in der Ausschreibung war der technische Service. Unsere Bank-Prozesse dürfen durch den Ausfall eines Druckers nicht ins Stocken geraten. Des Weiteren sollten auch unsere Mitarbeiter entlastet werden. Die Automatische Lieferung von sämtlichem Verbrauchsmaterial sollte von unserem zukünftigen Dienstleister übernommen werden«, erklärt Marcus Preusch, Leiter der IT-Organisation bei der Volksbank die Ausschreibungskriterien des neuen Druckerkonzepts.

»Ein Nachteil unserer alten Geräte war, dass diese nicht durch die Fiducia zertifiziert waren. Folge daraus war: Sobald die Fiducia etwas an unserem IT-System im Netzwerk oder auf dem Server änderte, liefen unsere Drucker nicht mehr. Wichtig war uns daher, dass alle Modelle über einen Universaltreiber ins Netz eingebunden sind«, fügt Michael Spranger vom IT-Service der Volksbank Überlingen hinzu.

Optimierung der Infrastruktur und der Geräteflotte

»Vor der Umstellung standen Faxgeräte, Kopierer und Drucker nebeneinander an derselben Stelle, heute gibt es an diesen Stellen nur noch ein Multifunktionssystem«, führt Spranger weiter aus. »Unser Wunsch war es, den Hardware-Bestand zu verringern, die Modellvielfalt einzugrenzen und von zeitintensiven Verwaltungsaufgaben entlastet zu werden.«

MORGENSTERN Drucklösungen schaffen für die Volksbank Überlingen eine stabile Plattform, die Produktivität und Konnektivität von der Verwaltung im Hauptsitz bis in die 22 Filialen gewährleistet. Intelligentes Druckmanagement mit Multifunktionsgeräten, fundiertes Wissen im Bankengewerbe und innovative Softwarelösungen schaffen die Voraussetzungen für mehr Produktivität im Filialgeschäft, im Betriebsablauf und anderen kritischen Unternehmensbereichen.

Druckmanagement OPUS.mps

»Die Entscheidung für MORGENSTERN fiel aus zwei Gründen: Nach der Beratung und den Gesprächen waren wir von MORGENSTERN und den Geräten überzeugt. Den Ausschlag für MORGENSTERN gab letztendlich, dass das beste Servicekonzept vorlag. Mit OPUS. mps.device_control (ODC) – dem Gerätemanagement der MORGENSTERN-Gruppe hat man eine tolle Softwarelösung zur Überwachung und zur ständigen Überprüfung der ganzen Druckerinfrastruktur«, so Preusch zu den Beweggründen.

MORGENSTERN bietet eine Datenschutz- bzw. Risk-Managementvereinbarung, die speziell auf Banken ausgerichtet ist. Diese wurde zusammen mit Verbandsmitarbeitern der Fiducia ausgearbeitet. Auch das Gerätemanagement ODC hat inzwischen eine sicherheitstechnische Freigabe der Fiducia - dies bietet Finanzinstituten einen ungemeinen Mehrwert.

Die Volksbank Überlingen setzt auch weiterhin viele Arbeitsplatzdrucker ein. »Bei uns soll der Berater während der Beratung nicht aufstehen müssen. Der Berater soll beim Kunden bleiben und soll die Möglichkeit haben, am Platz drucken zu können. Somit benötigen wir in jeder Filiale einen guten Farbdrucker; auch wenn es nur eine Kleinstfiliale ist«, erklärt Preusch.

Analyse und Expertise

Im ersten Schritt analysierten die Experten von MORGENSTERN die gesamte Drucker-Infrastruktur in den 22 Filialen der Volksbank Überlingen und erstellten auf Basis dieser Ist-Analyse ein neues Drucker-Konzept.

»Die neuen Geräte standen innerhalb einer Woche. Anschließend mussten nur noch kleinere Anpassungen vorgenommen werden«, fügt Michael Spranger hinzu.

Der Austausch der Geräte verlief problemlos. »Die gesamte Projektleitung und Durchführung durch die MORGENSTERN-Mitarbeiter war exzellent. Auch die Schulung danach war sehr gut«, lobt Preusch abschließend.

Das Ergebnis

Mit MORGENSTERN sind wir heute viel besser organisiert. Die Geräte lassen sich problemlos verwalten, das Gerätemanagement prüft kontinuierlich Status und Materialbedarf. Mit dem Partner MORGENSTERN im Hintergrund haben wir den Kopf frei für das Wesentliche.

Michael Spranger, IT-Services
Drucker-Konzept

Das Ergebnis der Optimierungsmaßnahmen ist ein individuelles Konzept, das einen reibungslosen und kostengünstigen Ablauf des Druckmanagements sicherstellt. Insgesamt wurden 170 Drucker und Multifunktionsgeräte neu installiert und decken heute den Gesamtbedarf ab.

Die Drucker-Infrastruktur wurde vereinheitlicht, der Hardware-Bestand verringert, Materialbeschaffung und Support sind seitdem automatisiert.

»Wir haben uns für MORGENSTERN entschieden, weil wir die Lösung aus einer Hand wollten. Mit MORGENSTERN sind wir heute viel besser organisiert. Die Geräte lassen sich problemlos verwalten, das Gerätemanagement prüft kontinuierlich Status und Materialbedarf. Mit dem Partner MORGENSTERN im Hintergrund haben wir den Kopf frei für Wesentliches«, freut sich Spranger.

Auch Preusch ist mit dem Ergebnis sehr zufrieden: »Die IT-Abteilung wurde entlastet und die Druckkosten gesenkt. Wir haben bessere, schnellere und neuere Geräte. Auch die Kosten pro Farbklick und Qualität der Farbdrucke sind sehr viel besser geworden.«

Kontinuierliche Optimierung und regelmäßiges Reporting

Die aktive Verwaltung der Print-Umgebung führt zu signifikanten, kontinuierlichen Verbesserungen des Druck- und Dokumentenmanagements. Während der permanenten Optimierung der Druckprozesse gewährleistet ein solides Reporting, dass das Druck-Projekt konkrete und nachhaltige Resultate zur Umsetzung der Unternehmensvorgaben liefert.

MORGENSTERN prüft die Druck-Infrastruktur bei Kunden in kontinuierlichen Zyklen auf Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Hierdurch kann auf veränderte Anforderungen und Ansprüche reagiert werden. Ebenfalls kann auf geänderte Prozesse und Arbeitsabläufe reagiert werden. Der Hard- und Softwareeinsatz wird kontinuierlich auf Effizienz und Aktualität hin geprüft.

Reporting

Halbjährlich erarbeitet MORGENSTERN Optimierungsvorschläge. Diese berücksichtigen alle Anforderungen des Geschäftsverlaufs. Das MORGENSTERN-Gerätemanagement dokumentiert für den Kunden, wann und wo Kosten innerhalb der Geräteflotte eingespart werden können. Alle Drucklösungen werden regelmäßig auf Aktualität, Relevanz und Nutzung geprüft. Anschließend bespricht der MORGENSTERN-Berater dieses „Reporting“ mit dem Kunden und schlägt Verbesserungen oder Änderungen den Gerätepark betreffend vor. Dank dem regelmäßigen Reporting und der Anpassung der Druck-Infrastruktur werden alle Geräte optimal ausgelastet, Workflows effizient abgebildet, und neue Prozesse optimal unterstützt.

»Die MORGENSTERN-Reports sind richtig klasse. Mit Herrn Fenzl haben wir einen festen Ansprechpartner bei MORGENSTERN. Das erleichtert einiges. Er spricht die Reports detailliert mit uns durch und berät uns hervorragend. Das gesamte Druckmanagement, die Kosten sowie die Auslastung der einzelnen Geräte sind für uns nun transparent und absolut nachvollziehbar. MORGENSTERN sorgt als zuverlässiger Partner für eine hohe Verfügbarkeit der Geräte und macht so die Kosten für uns kalkulierbar. Zudem ist unser Vertrag flexibel bei Aufstockungen und Änderungen«, betont Preusch.