Jedes Dokument wird während der Übernahme in das Archiv indiziert (verschlagwortet), d.h. mit Suchbegriffen ausgestattet und kategorisiert. Das Dokumentenmanagementsystem erfasst die wichtigsten Metadaten Ihrer eingescannten Dokumente automatisch und schlägt sie als Indexbegriffe vor. Die Indexierung läuft normalerweise vollautomatisch: Indexbegriffe werden beispielsweise aus externen Quellen, wie Textdateien oder Datenbanken, entnommen oder direkt aus dem Dokument ausgelesen – über OCR- oder Barcode-Erkennung. Durch die Verschlagwortung mittels Metatags entsteht so ein durchsuchbares elektronisches Archiv.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) wandelt alle Dokumente Ihres Unternehmens – etwa Papierunterlagen, wie Eingangsrechnungen oder Briefwechsel, Verträge, Dateien, E-Mails, von Servern heruntergeladene Dateien oder elektronische Rechnungen - in wertvolle Ressourcen im Archiv um.

Mit dem DMS werden alle eingehenden Informationen zweckgebunden archiviert und in automatisierten Workflows verarbeitet. Ihre Dokumentenprozesse werden digital unterstützt, kontrolliert und damit optimiert. Unser DMS passt sich dabei Ihrer Infrastruktur sowie Ihren Geschäftsprozessen an und integriert sich nahtlos in Ihre individuellen Unternehmens-Anwendungen (ERP). Mit flexiblen offenen Schnittstellen werden Abläufe automatisiert und vereinfacht. Dies bringt Ihnen hohe Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse.