Metadaten / Metatags

Mit Metadaten können Dokumente verschlagwortet werden, sodass Sie im Archiv eindeutig zugeordnet werden können. Über eine Referenzdatenbank wird mit Verwaltungs- und Indexkriterien, den Metadaten, auf den externen Archiv-Speicher verwiesen.

Metadaten sind per Definition Daten, die Texte bzw. eine Ansammlung von Daten und Dokumenten beschreiben. Sie spiegeln, intelligent aufgebaut, den Inhalt eines Dokumentes wider - Autor, Erstellungsdatum, Ort der Erstellung, Verantwortlicher, aber auch besonders relevante Textbausteine. Ein inhaltlicher Überblick eines einzelnen Dokumentes ist so ohne eine aufwendige Betrachtung gegeben. Darüber hinaus können solche Metadaten dokumentenübergreifend kombiniert werden und somit wichtige Einblicke in die Unternehmensdaten gewährleisten.

Dokumente können mit Metadaten...
  • Gruppiert werden: alle Dokument zu einer Kundennummer, Projektnummer, Aktenzeichen, Vorgangsnummer, etc. ... 
  • Typisiert werden: Zum Beispiel anhand des Dokumenttyps - Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, Vertrag, etc. ... 
  • Verschlagwortet (Indexiert) werden: Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer, Belegnummer, Auftragsnummer, etc. ... 
  • Ergänzt werden: Zusatzinformationen können angeführt werden - Rechnungsdatum, Steuernummer, Gutschriftdatum, Netto-Preis, etc. ...

Die Suche über Metadaten kann soweit gehen, dass ein bestimmtes Schlagwort nur genau ein Dokument in der Suche als Ergebnis darstellt. Ziel ist es, dass der User umgehend, mit den ihm zur Verfügung stehenden Informationen, das benötigte Dokument findet und ggf. weitere Dokumente einer Gruppe angezeigt bekommt.

ZURÜCK ZUM GLOSSAR

Hier gelangen Sie zurück zur Übersichtsseite des Glossars.

weiterlesen ...