Wer glaubt, ein Scanner reiche aus, um die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen zu erfüllen, irrt sich. Was Unternehmen wirklich brauchen – und warum der Zeitdruck bereits jetzt spürbar ist.
Am 1. Januar 2027 tritt eine Verpflichtung in Kraft, die viele Personalabteilungen noch immer unterschätzen: Entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen müssen ab dann vollständig elektronisch und revisionssicher vorliegen. Das klingt nach einem technischen Detail – ist es aber nicht.

Was das Gesetz tatsächlich verlangt

Der häufigste Irrtum: Eingescannte Dokumente gelten bereits als elektronisch geführt. Doch die gesetzlichen Anforderungen gehen deutlich weiter. Unterlagen müssen so gespeichert und abgelegt werden, dass sie:

• Unveränderbar und revisionssicher archiviert sind
• Vollständig, strukturiert und jederzeit abrufbar bleiben
• Eindeutig Personen zugeordnet und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind
• Im Prüfungsfall sofort und vollständig bereitgestellt werden können

Eine unstrukturierte Ordnerabfolge auf einem Netzlaufwerk, ein geteilter Cloud-Speicher ohne Berechtigungskonzept oder ein eingescanntes PDF ohne Versionierung – all das genügt diesen Anforderungen schlicht nicht.

Das stille Problem: gewachsene Strukturen

In den meisten Unternehmen sind personalrelevante Dokumente über Jahre hinweg organisch gewachsen: Papierakten in Ordnern, E-Mail-Anhänge in Postfächern, Scans auf Netzlaufwerken, Daten in isolierten HR-Tools. Im Tagesgeschäft funktioniert das – bis jemand sucht.
Wenn Prüfer kommen, offenbaren sich die Schwächen dieser Strukturen in aller Deutlichkeit: fehlende Dokumente, doppelte Versionen, ungeklärte Zuständigkeiten, manuelle Nacharbeit. Was bislang als Ineffizienz galt, wird 2027 zum Compliance-Risiko.

Die Risiken des Abwartens

Viele Unternehmen verschieben das Thema, weil der Stichtag noch entfernt erscheint. Doch eine strukturelle Umstellung – neue Systeme einführen, Prozesse überarbeiten, Verantwortlichkeiten klären, Altbestände migrieren – ist kein Wochenendprojekt.

Mögliche Risiken:

• Zeitdruck kurz vor der Frist
• Steigende Projektkosten
• Unsicherheit bei Audits
• Improvisation statt Strategie

Die digitale Personalakte: kein Luxus, sondern Infrastruktur

Die Antwort auf diese Anforderungen ist keine Einzelmaßnahme, sondern eine zentrale Plattform: die digitale Personalakte. Sie vereint alle relevanten Dokumente an einem Ort, stellt Revisionssicherheit systematisch sicher und erlaubt differenzierte Zugriffsrechte – von der HR-Sachbearbeiterin bis zur externen Prüferin.
Wer diesen Schritt nicht als Pflichtübung, sondern als Modernisierungsgelegenheit begreift, gewinnt mehr als Rechtssicherheit: Er gewinnt Prozessklarheit, spart Zeit bei der Dokumentensuche und reduziert Fehler durch Medienbrüche.