Was ist der IDW PS 880 überhaupt?
Der IDW PS 880 ist ein vom IDW entwickelter Prüfungsstandard für Softwareprodukte, die für die Buchführung, das Rechnungswesen oder die Archivierung rechnungslegungsrelevanter Unterlagen eingesetzt werden – dies betrifft etwa Lösungen für das Dokumentenmanagement, für die Archivierung, den digitalen Rechnungseingang oder für interne Kontrollsysteme. Ein unabhängiger, öffentlich bestellter Wirtschaftsprüfer nimmt die Software dafür genau unter die Lupe: Er prüft die Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen, die Softwaresicherheit, die Dokumentation sowie die zugrunde liegenden Entwicklungs- und Freigabeprozesse des Herstellers.
Im Ergebnis bestätigt das Testat, dass eine Software bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Vollständigkeit und Richtigkeit der Verarbeitung ermöglicht – also insbesondere die Anforderungen der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) softwareseitig unterstützt. Dazu zählen zentrale Prinzipien wie Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit sowie zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen.
Wichtig dabei: Die Prüfung ist freiwillig, aber die dahinterliegenden Anforderungen sind es nicht. Für steuerpflichtige Unternehmen jeder Größe und Branche ist die Einhaltung der GoBD Pflicht. Bei Verstößen drohen im Zweifel Beanstandungen durch die Finanzbehörden oder Probleme bei Betriebsprüfungen. Eine IDW-PS-880-zertifizierte Software ist damit kein „Nice-to-have“, sondern ein handfestes Qualitäts- und Vertrauenssignal.
Warum die Zertifizierung für Unternehmen einen echten Unterschied macht
Ohne ein solches Testat müsste jedes Unternehmen im Grunde selbst nachweisen, dass sein Archivierungssystem GoBD-konform arbeitet – ein aufwendiges Unterfangen, das in der Praxis kaum ohne fundiertes Fachwissen zu stemmen ist. Mit einer zertifizierten Lösung verschiebt sich diese Beweislast: Ein unabhängiger Wirtschaftsprüfer hat die softwareseitigen Voraussetzungen bereits bestätigt. Abschlussprüfer können sich bei Mandanten, die eine zertifizierte Software einsetzen, in der Regel stärker auf die Software verlassen und den Prüfungsaufwand entsprechend reduzieren.
Ein Punkt sollte dabei aber nicht untergehen: Ein Softwaretestat allein macht ein Unternehmen noch nicht automatisch GoBD-konform. Geprüft wird ausschließlich die Software – nicht, wie ein Unternehmen sie im Alltag konkret einsetzt. Eine saubere Verfahrensdokumentation, klar geregelte Prozesse und die korrekte Anwendung der Software bleiben weiterhin in der Verantwortung des Unternehmens selbst. Die zertifizierte Software liefert dafür aber das solide technische Fundament.
ELO ECM Suite: Zertifiziert durch EY
Die ELO ECM Suite ist durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft EY nach dem anerkannten Prüfungsstandard IDW PS 880 zertifiziert und damit zur revisionssicheren Archivierung gemäß GoBD geeignet. Für Unternehmen, die mit ELO arbeiten oder eine Einführung planen, ergeben sich daraus konkrete Vorteile:
- Geprüfte Rechtssicherheit
Die Möglichkeit der GoBD-konformen Archivierung der Belege mit der ELO ECM Suite ist unabhängig durch EY nachgewiesen. Nutzer müssen sich nicht auf Herstellerangaben allein verlassen, sondern erhalten ein externes, anerkanntes Testat.
- Minimiertes Prüfungsrisiko
Die Vollständigkeit und Richtigkeit der Verarbeitung gemäß GoBD geben bei jeder Betriebs- und Wirtschaftsprüfung Sicherheit. Diskussionen über die grundsätzliche Eignung der Archivsoftware entfallen – der Fokus kann auf die korrekte Anwendung im Unternehmen gelegt werden.
- Governance und Kontrolle
Rollenbasierte Berechtigungen unterstützen ein wirksames internes Kontrollsystem (IKS) und schaffen volle Transparenz über Zugriffe und Prozesse – ein zentraler Baustein jeder GoBD-konformen Archivierung.
- Zukunftssichere Entscheidung
Die ELO ECM Suite ist eine testierte, skalierbare Digitalisierungsplattform, integrierbar in die bestehende IT-Landschaft, von der Finanzbuchhaltung über das Vertragsmanagement bis hin zur Zusammenarbeit mit DATEV-Lösungen.
Was IDW PS 880 in der Praxis für Sie bedeutet
Ob Rechnungseingang, Vertragsarchiv oder Personalakte – überall dort, wo aufbewahrungspflichtige Dokumente digital verarbeitet werden, zahlt die IDW-PS-880-Zertifizierung direkt auf die Compliance ein. Gerade angesichts der zunehmenden Digitalisierung der Rechnungsstellung, etwa durch die E-Rechnungspflicht, wird ein verlässliches, testiertes Archivierungsfundament immer wichtiger. Unternehmen, die frühzeitig auf eine zertifizierte ECM-Lösung setzen, schaffen damit nicht nur Rechtssicherheit für heute, sondern auch eine stabile Basis für zukünftige neue regulatorische Anforderungen.
Sie möchten wissen, wie die ELO ECM Suite Ihre GoBD-konforme Archivierung konkret unterstützt? Sprechen Sie mit unseren ELO Experten – wir zeigen Ihnen, wie sich testierte Rechtssicherheit nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lässt.